Política de privacidad

A quién aplica

Intake no tiene registro público. Solo entra quien recibe una invitación de una clínica que ya trabaja con nosotros. Esta política cubre a tres grupos:

• Las personas del equipo de una clínica que usan el panel o la aplicación: propietarias, administradoras y personal.
• Los pacientes de esa clínica, cuyos datos la clínica gestiona a través de Intake.
• Quien visita intakelabs.ai.

Qué información tratamos

Del equipo de la clínica. Su nombre, su correo electrónico, su rol dentro de la clínica y su contraseña. La contraseña se guarda de forma cifrada; nadie de Intake puede leerla. Registramos también qué persona realizó determinadas acciones, por ejemplo subir o eliminar una fotografía clínica, porque ese registro forma parte de la historia del paciente.

De los pacientes. Lo que la clínica gestiona con Intake:

• Las conversaciones por WhatsApp entre el paciente y la clínica, incluidas las respuestas de la asistente y las imágenes o documentos que el paciente envíe. Las notas de voz se transcriben a texto para responderlas; el audio no se guarda en nuestros sistemas.
• Los datos de contacto e identificación que el paciente comparte en la conversación: nombre, número de teléfono, correo, documento de identidad, y los datos adicionales que la clínica haya pedido registrar, como la edad, el distrito o cómo conoció a la clínica.
• Las citas, los pagos registrados (monto, medio de pago, comprobante) y el estado de cada consulta.
• La historia clínica que el equipo de la clínica escribe en Intake y las fotografías clínicas que sube.

Del sitio web. intakelabs.ai no usa cookies de seguimiento ni herramientas de analítica. Si nos escribe por WhatsApp desde el sitio, esa conversación ocurre en WhatsApp.

De la aplicación para iPhone. La aplicación guarda las credenciales de su sesión en el almacenamiento seguro del dispositivo y solo en ese dispositivo. La información de pacientes se consulta a nuestro servidor y se mantiene únicamente en memoria mientras la aplicación está abierta: no queda guardada en el teléfono, y cerrar sesión la borra. La aplicación pide permiso de cámara y de fotos solo cuando usted decide tomar o elegir una fotografía para la historia clínica. No incluye herramientas de analítica ni de publicidad.

Para qué la usamos

• Para que la asistente atienda a los pacientes de la clínica por WhatsApp: responder, informar, agendar, enviar el enlace de pago y los recordatorios, y derivar a la clínica lo que le corresponde decidir.
• Para que el equipo de la clínica vea y gestione todo eso en el panel y en la aplicación: conversaciones, agenda, pagos, fichas y fotografías.
• Para revisar la calidad del servicio. Cada día, una revisión automática lee las conversaciones del día anterior y señala a nuestro equipo las que necesitan atención. Nuestro equipo accede a las conversaciones para atender esas incidencias, para el soporte que la clínica pide y para nada más.
• Para mantener el servicio seguro y en funcionamiento: registros técnicos, alarmas y el rastro de cómo se generó cada respuesta de la asistente, que se guarda en nuestra propia infraestructura.

No usamos los datos de la clínica ni de sus pacientes para entrenar modelos de inteligencia artificial. Los modelos que redactan las respuestas son de terceros que los operan como un servicio: les enviamos la conversación solo para generar cada respuesta.

No vendemos datos. No los compartimos con terceros ajenos a la prestación del servicio. No contactamos a los pacientes de una clínica por cuenta propia ni para otra clínica, y no usamos la información de una clínica para atender a otra.

Quién ve qué

• La clínica. Cada persona con cuenta ve lo que su rol permite. La clínica decide quién tiene cuenta y con qué rol, y puede retirar un acceso en cualquier momento desde Equipo.
• El paciente. La asistente no lee ni comparte la historia clínica del paciente; eso queda en manos del equipo de la clínica. La asistente tampoco emite diagnósticos ni opiniones médicas.
• Nuestro equipo. Accede a la información de una clínica para atender incidencias, para el soporte que la clínica pide y para la revisión de calidad descrita arriba.
• Otras clínicas. Nunca. Cada clínica está separada de las demás: la clínica a la que pertenece cada dato se determina siempre en el servidor, a partir de la cuenta que ingresó, y nunca desde el dispositivo.

Proveedores que intervienen

Nuestros servidores y nuestra base de datos están en Estados Unidos. Estos son los proveedores que participan en el servicio y qué reciben:

• Meta (WhatsApp Business Platform; Instagram y Messenger cuando la clínica los activa). Los mensajes con los pacientes van y vienen por la plataforma de Meta, bajo las condiciones de WhatsApp.
• Kapso. La conexión técnica entre el número de WhatsApp de la clínica y nuestro sistema. Por ahí pasan los mensajes.
• Amazon Web Services (región Virginia del Norte). Nuestros servidores, el almacenamiento cifrado de las fotografías clínicas, la transcripción de notas de voz (Amazon Transcribe) y los modelos de Anthropic a través de Amazon Bedrock. El panel y este sitio se publican con AWS Amplify.
• Supabase (región Virginia del Norte). La base de datos y el sistema de cuentas: el inicio de sesión y los correos de invitación y de recuperación de contraseña.
• Fireworks AI. Ejecuta el modelo de lenguaje (DeepSeek) que hoy redacta las respuestas de la asistente para las clínicas activas. Recibe la conversación para generar cada respuesta.
• Anthropic. Sus modelos Claude, a través de Amazon Bedrock o de la API de Anthropic, se usan para organizar el conocimiento de cada clínica, para la revisión diaria de calidad y como modelo de respaldo.
• Mercado Pago. Cuando la clínica activa el cobro automático, el enlace de pago se genera en la cuenta de Mercado Pago de la propia clínica. El pago lo procesa Mercado Pago; nosotros recibimos la confirmación (monto, estado y referencia), nunca los datos de la tarjeta.
• Google Calendar o Microsoft 365. Solo si la clínica conecta su calendario, recibe una copia de cada cita.

Cómo protegemos la información

• Toda la información viaja cifrada (HTTPS). Cada mensaje que llega de WhatsApp se verifica con la firma de Meta antes de procesarse.
• Las fotografías clínicas se guardan en un depósito privado y cifrado que rechaza conexiones sin cifrar. Solo se entregan, a través del servicio, a personas con una sesión válida en esa clínica.
• Las claves y secretos del sistema viven en un gestor de secretos, no en el código.
• Los registros técnicos no contienen el contenido de los mensajes.
• La aplicación para iPhone no guarda información de pacientes en el teléfono y cubre la pantalla al pasar a segundo plano.

No tenemos certificaciones de seguridad de terceros. Si eso cambia, lo diremos aquí.

Cuánto tiempo la conservamos

Mientras la clínica sea cliente, conservamos su información para que pueda consultarla: la historia de un paciente y sus conversaciones son parte de su registro. No hay un plazo automático de borrado.

La clínica gestiona sus propios registros. Un paciente que la clínica retira deja de aparecer en el panel. Una sesión de fotografías que la clínica elimina se borra también del almacenamiento.

Al terminar el contrato, entregamos a la clínica toda la información generada por el servicio (pacientes, historias, conversaciones, citas y métricas) en un formato abierto y eliminamos las copias bajo nuestro control, en los plazos y con la confirmación que fije su contrato. Como referencia, nuestro contrato actual prevé la entrega dentro de los 15 días calendario siguientes y la eliminación dentro de los 30 días siguientes a la entrega, confirmada por escrito. La eliminación abarca los sistemas en operación; las copias de seguridad que mantiene el proveedor de base de datos siguen su propio ciclo de rotación.

Cómo pedir una corrección o una eliminación

Si usted es paciente. La clínica es la responsable de sus datos. Sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición se ejercen ante ella. Si nos escribe a nosotros, le indicaremos a quién dirigirse y ayudaremos a la clínica a atender su pedido.

Si usted forma parte del equipo de una clínica. Hay dos cosas distintas:

• Retirar su acceso. Lo hace la clínica desde Equipo. Tiene efecto inmediato: su cuenta deja de ver esa clínica.
• Eliminar su cuenta. Lo pide usted. Desde la aplicación, en Más, Cuenta, «Solicitar eliminación de cuenta», o escribiéndonos desde el correo de su cuenta. Le respondemos a ese mismo correo para confirmar que la solicitud es suya, retiramos su acceso a todas las clínicas, eliminamos su cuenta de ingreso y se lo confirmamos. Los pasos completos están en Soporte.

Eliminar la cuenta de una persona del equipo no elimina los registros de la clínica. Las acciones que esa persona realizó, por ejemplo una fotografía que subió, siguen formando parte de la historia del paciente, que pertenece a la clínica. La eliminación de los registros de pacientes la pide la clínica, en el marco de su contrato.

Cambios a esta política

Cuando la cambiemos, actualizaremos la fecha de esta página y avisaremos a las clínicas por el canal habitual.

Contacto

intakelabsadmin@gmail.com. Por favor, no envíe por correo contraseñas, historias clínicas, fotografías clínicas ni datos de pacientes.